La cultura del feedback en las entrevistas

Todas las organizaciones deberían de agilizarse, en mayor o menor medida, para poder adaptarse a sus propios contextos de negocio. No es una afirmación, es una realidad en cualquier medio o artículo que uno pueda leer actualmente, desde TIMES, FORBES o la Harvard Business Review. Es la evolución de las especies de Darwin a nivel empresarial, no sobrevive el más fuerte ni el más grande;  sobrevive el que mayor capacidad de adaptación tiene.

Hay una palabra muy importante que se ha de desarrollar en toda organización : feedback o retroalimentación; tanto el feedback positivo como el negativo. 

Mejorar es sí o sí vivir de los comentarios de otras personas en la mayoría de ocasiones. Pero actualmente, en algunas organizaciones, los procesos de selección pueden no tener suficiente feedback. Un feedback adecuado no es “No entras en nuestra cultura” o “No sigues en el proceso”, eso es una generalización sin una causa del descarte del candidato. 

Algo muy importante, tanto durante el COVID19, como en la era Post-COVID19 es la cultura organizacional.  Una cultura que se ha de basar en el aprendizaje, la transparencia, colaboración y co-creación (fuente de la Harvard Business Review 2022). Una parte muy importante es la imagen, que viene acompañada del peor comportamiento tolerado. Hay 2 herramientas Lean que me encantan, tanto para ayudar a interiorizar como a utilizar, y que trato de ser fiel a ellas y poner en práctica:

La primera es el Hansei, que es reconocer los errores como propios para ser la base de la mejora. Si su equipo, área u organización ha cometido un fallo o error, hazlo tuyo, interiorizalo y ayuda a mejorar desde ahí. Rompamos con el impulso de culpabilizar a otros : " Ha sido x" o "es que el área Z no ha llegado a tiempo". ¿Cómo puedo yo ayudar a que no se culpabilice a x? o ¿Qué puede hacer diferente para que el área Z llegue a tiempo?. De esta manera rompemos con los silos y empezamos a desarrollar el feedack y el pensamiento de flujo, es decir, el modo de contribuir a generar valor completo para generar un cliente como dijo en su día Peter Drucker.

La segunda es Senekawo Miseru, traducido como mostrar la espalda o liderar con el ejemplo. Si un manager muestra sus mejores comportamientos, el resto de empleados lo harán suyo y fomentarán en ellos mismos esos comportamientos. Mostrándose congruente, honesto, empático y visible en todo momento fomentamos un liderazgo desde el ejemplo, e imitable por las personas que interactuan con nosotros.

Ambas formar el corazón y los pilares de un feedback adecuado, en todos los procesos de selección que he liderado he tratado de no cometer los siguientes errores:

Cuando un candidato no avanza en un proceso, en la mayoría de las ocasiones les interesa saber la causa. Un candidato rechazado hoy puede ser necesario a futuro o tener un gran potencial en un tiempo, y la impresión dejada anteriormente puede influir a futuro, si volviera a participar en un nuevo proceso.

Una vez realizada una o dos entrevistas a un candidato, sea desde recursos humanos o desde la parte técnica de la entrevista, esa persona espera un feedback, que en muchos casos no llega o llega fruto de un email impersonal.  Un feedback de "consideramos que tu perfil tiene menos experiencia de la necesaria", "tienes mas experiencia de la necesitada, y te saldrías del salario máximo permitido para esta posición", "consideramos que la certificación X es imprescindible para el puesto", es mejor que un email impersonal por ejemplo.  Un comentario de  "se ha parado el proceso por un movimiento interno o una reordenación del área", o "se está retrasando la decisión por el cambio de manager o responsable del área" es suficientemente empático para el candidato y aclaratorio cuando, por ejemplo, se está retrasando la toma de la decisión final.

Las áreas de recruitment son el espejo de las compañías, la marca. Al igual que si un candidato descarta a una compañía, sea por salario, horarios, etc en la mayoría de las ocasiones, tendríamos que querer saber la causa y no conformarse con "tengo una contraoferta", o "no me interesa", deberíamos de ser más curiosos para buscar la causa de aceptar la contra-oferta o de su "no me interesa".  Igual que cuando un empleado se va de una organización, en muchos casos se realiza una entrevista de salida para ver su motivación al cambio; en todos estos casos nos aportan un conocimiento del mercado, de los candidatos, de sus aspiraciones y motivaciones al cambio, además de ser organizaciones más humanas y fomentar organizaciones de aprendizaje. Ante esa situación me muestro curioso, y lo digo de antemano, no para hacer cambiar de opinión al candidato, si no para comprender su motivación, y aprender a mejorar para el futuro.

Los procesos de recruitment están en ocasiones desbordados y no permiten casi dar  feedback, pero todo proceso, incluso digital, es mejorable, no requiere de grandes cambios, si no de pequeñas acciones, un feedback corto en este punto del proceso,  un equipo completo con todos los perfiles necesarios para cubrir una vacante concreta aquí, una comunicación tanto verbal como visual entre todas las partes en una posición muy importante para la compañía, por ejemplo. No consiste en comunicarse, consiste en comunicarse entorno a un flujo de valor completo con proposíto de transparencia, mejora continua y aprendizaje. Trasladando estos comportamientos tu cultura corporativa cambia para mejorar siempre.

La llamada experiencia de empleado, empieza con los potenciales empleados, lleguen a finalizar el proceso o no. Algo muy importante y muy de actualidad en las organizaciones. Los departamentos de recursos humanos, hasta el día de hoy tienen ese nombre porque son humanos y tratan con personas, por mucha tecnología que empiecen a tener los procesos en las organizaciones. Una de las principales habilidades es la empatía, que nos hace humanos, que nos ayuda a mejorar como personas y ayudar a otras.

Nuestra adaptación al nuevo contexto ha de ser acompañada por la mejora continua, algo tan simple como el experimento de un email con un link a un formulario con un par de preguntas :

 1.- puntúa el proceso del que has participado hasta este momento. 

2.- ¿Cómo considera que se podría mejorar el proceso?

Este feedback ha generado en compañías como zappos o netflix por poner un ejemplo, indices de interés en los candidatos que resultan ser la envidia del branding empresarial, así como de la experiencia de candidato. La seducción en el proceso de selección es tan importante como su onboarding.  

Yo trato de llevarlo con dos preguntas, al finalizar la entrevista técnica siempre. ¿Cómo te ha resultado la entrevista? Y ¿En qué consideras que se puede mejorar la entrevista?

Algo que todavía no ha ocurrido en todas las organizaciones, es la publicación de las franjas salariales de cualquier posición de búsqueda de candidatos, por una parte, rompería con la saturación de las áreas de captación y a la vez dejaría de generar falsas expectativas en muchos candidatos. Solo con estas acciones, se puede ganar mucho tiempo para poder dedicarlo a retroalimentar a los candidatos, y por tanto a mejorar siempre nuestro posicionamiento como marca y organización y la calidad del proceso.  Es un proceso transparente, independientemente de pedir que condiciones económicas considera el candidato, es mostrar desde el inicio las aspiraciones totales del proceso.

El proceso de cambio en las organizaciones no es únicamente tecnológico, es más humano que tecnológico; y dicha humanidad viene de la mano de la conversación significativa, la empatía y la retroalimentación siempre de manera continua y efectiva. Y siendo el escaparate de la compañía dichos procesos se han de reinventar continuamente, y reinventar no es ser eficientes, únicamente. Han de gestionarse cómo servicios de excelencia, tanto en calidad como en cultura, puesto que el feedback nos humaniza y nos ayuda a mejorar dicha cultura organizativa, pilar básico tanto en externo como en interno, para ser mejores organizaciones día a día. Además dichos comportamientos que interioríces, te pueden llevar a forjar relaciones, contactos y alianzas importantes. 

Hoy eres tu el entrevistador, mañana el entrevistado. Hoy tienes un rol, mañana tienes otro rol y los recuerdos en las personas que se crucen en tu vida, será el futuro que dejes en ti.